オフ会主催者が最も恐れる通知。
それは開催当日の「すみません、今日行けなくなりました」というメッセージではないでしょうか。
「人数合わせどうしよう…」
「キャンセル料はもらうべき？」
そんな不安が頭をよぎるかもしれません。
でも、長く主催を続けていればドタキャンは必ず起こります。
それはあなたのせいではありません。
大切なのは起きないようにする予防策と起きた時のマニュアルを持っておくことです。
この記事では、トラブルを未然に防ぎ、もし起きてしまっても冷静に対処するための完全ガイドをお伝えします。
1. 【予防編】ドタキャンを未然に防ぐ3つの仕組み
まずは「行きづらいな」「忘れてた」という理由でのキャンセルを減らす工夫です。
① 開催前のリマインドをする
開催の2〜3日前に、オフ会チャットで一言投稿しましょう。
例文： 「みなさん、明後日のオフ会よろしくお願いします！当日は寒そうなので防寒対策をしてお越しくださいね。 もし急用でキャンセルされる場合は、明日〇時までにご連絡いただけると助かります！」
これには「開催を忘れている人に思い出させる」効果と、「行くのが面倒になってきた人に、主催者の熱量を伝えて気を引き締めてもらう」効果があります。
② キャンセル規定を明記する
募集文に以下のルールを記載しておきましょう。
- いつまで無料か： 例）「キャンセルは前日の21時までにお願いします」
- ペナルティ： 例）「当日のキャンセルは参加費の100%を頂戴します」
ルールがあるだけで、なんとなくキャンセルへの抑止力になります。
③ キャンセル待ち枠を作る
定員が埋まった後も、キャンセル待ちを受け付けておきましょう。
ドタキャンが出た瞬間、「空きが出ました！」と連絡できる人がいれば、人数不足のパニックは防げます。
2. 【対応編】いざドタキャンが起きた時の対処法
実際に「行けません」と連絡が来た時、どう動くべきか。
感情的にならず、事務的に処理するのがコツです。
ケースA：体調不良や急用（連絡あり）
理由が何であれ、まずは「了解しました」と受け入れましょう。
- 対応： 「ご連絡ありがとうございます。体調お大事になさってください。またの機会にお待ちしています。」
- ポイント： 相手も申し訳ないと思っているはずなので、サッと引くのが良い主催者の対応です。
ケースB：無断欠席（連絡なし）
集合時間を過ぎても来ない、チャットも未読。
これが一番困ります。
- 開始30分後： チャットでメンションを送る（「到着されてますか？」）
- イベント終了後： 個別に連絡を入れる。
もし「寝坊しました！」と後から連絡があれば許容範囲ですが、完全に音信不通の場合は次回から出入り禁止（ブロック）でOKです。
これは、オフ会の質を守るために必要な措置です。
3. 【金銭編】キャンセル料は回収すべき？
ここは主催者のスタンスによりますが、以下の基準がおすすめです。
基本は「今回は結構です」でOK
少額（500円〜1000円程度）のオフ会で、PayPay送金を催促するのは労力がかかります。
「次回参加時にお支払いください」や、初犯なら「今回は大丈夫です」と流す方が、結果的にトラブルが少なく済みます。
リベシティのオフ会では、当日キャンセルでも主催者の好意で参加費用を請求しないケースが多い様です。
しかし、準備の段階で主催者は費用を負担しているので、当日キャンセルに費用を請求してもなんら問題ないでしょう。
悪質な場合や、高額な場合
コート代が高額で赤字になってしまう場合や、何度も繰り返す人には請求しましょう。
「募集要項の通り、キャンセル料として参加費の100%（〇〇円）を、以下のPayPayリンクにお願いします」と事務的に伝えます。
また、特に悪質と思われる場合は運営に通報しましょう。
4. 【メンタル編】主催者が落ち込まないための考え方
最後に、一番大切なマインドセットです。
「2:6:2の法則」を思い出そう
どんなに良い運営をしていても、2割の人は事情によりキャンセルし、2割の人はマナーが悪く、残りの6割が良い参加者です。
来なくなった1人のことより、今日来てくれた参加者を楽しませることに全力を注ぎましょう。
ドタキャンが出ても、「お、一人当たりの練習時間が増えてラッキー！」くらいに構えるのが、主催を長く続けるコツです。
まとめ：ルールがあれば怖くない
ドタキャンは悪意ではなく、仕組みの不備や単なる事故であることがほとんどです。
- 募集時にキャンセル規定を書く
- 前日にリマインドする
- 当日は「来ない人は来ない」と割り切る
これらをあらかじめ頭に入れておけば、いざという時に慌てずに済みます。
あなたのオフ会が、参加者にとっても、あなた自身にとっても居心地の良い場所になりますように！
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